Questa politica si applica al trattamento dei dati personali di titolari situati in Colombia, ai sensi della Legge 1581 del 2012 e del Decreto 1377 del 2013 (compilato nel Decreto 1074 del 2015). Si applica in parallelo — e non in sostituzione — all’ informativa sulla privacy della piattaforma.
1. Identificazione
- Responsabile del trattamento (encargado): AIRON TEAM SL
- Domicilio: Plaza Mayor 23, 1.º A, 47001 Valladolid, España
- NIF: En trámite de asignación (sociedad de reciente constitución)
- Canale PQRS: privacidad@airon.team (in alternativa, info@airon.team)
Ruoli. AIRON agisce come Encargado del Tratamiento per conto dell’azienda cliente colombiana, che è il Responsable e titolare della banca dati. Chi risponde davanti al titolare dei dati e davanti alla Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) è, in primo luogo, quell’azienda.
2. Principi
Si applicano i principi dell’art. 4 della Legge 1581: legalità, finalità, libertà, veridicità o qualità, trasparenza, accesso e circolazione ristretta, sicurezza e riservatezza.
3. Finalità
Trattiamo i dati esclusivamente per erogare all’azienda cliente il servizio contrattato: leggere e organizzare le fonti collegate, redigere bozze di risposta con assistenza di intelligenza artificiale, proporre azioni, generare documenti e mantenere la tracciabilità. Non usiamo i dati per finalità proprie, né per pubblicità, né per addestrare modelli.
4. Autorizzazione
Il regime colombiano richiede l’autorizzazione previa, espressa e informata del titolare come regola generale, e non riconosce il legittimo interesse come base autonoma. Ottenere e conservare tale autorizzazione compete all’azienda cliente in quanto Responsable; AIRON le fornisce i testi di riferimento e l’avviso di privacy da usare nei propri moduli e canali.
5. Dati sensibili e di minori
Il servizio non richiede dati sensibili né dati di bambini e adolescenti. Il titolare non è obbligato ad autorizzare il trattamento di dati sensibili. Poiché la piattaforma sincronizza caselle di posta, tali dati possono comparire in modo incidentale nel contenuto di un messaggio: in tal caso restano soggetti alle stesse misure di sicurezza e riservatezza e non vengono usati per finalità aggiuntive.
6. Diritti dei titolari
- Conoscere i propri dati e il modo in cui sono trattati.
- Aggiornare e rettificare i dati parziali, inesatti o fuorvianti.
- Sopprimere i dati quando ne ricorrano i presupposti di legge.
- Revocare l’autorizzazione concessa.
- Presentare reclamo alla SIC dopo aver esperito la consultazione o il reclamo davanti al Responsable.
7. Canale PQRS e termini
- Consultazione: 10 giorni lavorativi, prorogabili di 5 ulteriori giorni lavorativi con giustificazione.
- Reclamo (rettifica, aggiornamento, soppressione, revoca): 15 giorni lavorativi, prorogabili di 8 ulteriori giorni lavorativi.
- Impegno di AIRON come encargado: quando il Responsable ci trasferisce una richiesta, rispondiamo entro 5 giorni lavorativi, così che possa rispettare i propri termini.
- Canale: privacidad@airon.team, indicando nome, documento, dati di contatto, oggetto della richiesta e prova dell’identità.
8. Trasmissione internazionale
I dati sono trattati su un server situato a Francoforte (Germania, Unione Europea). Poiché AIRON agisce come encargado, si tratta di una trasmissione internazionale, non di una trasferencia. A prescindere dal fatto che la Spagna figuri nell’elenco dei paesi con livello adeguato di protezione della Circular Externa 005 del 2017 della SIC, AIRON sottoscrive con ogni cliente colombiano il contratto di trasmissione internazionale con le clausole minime dell’art. 25 del Decreto 1377, e consegna l’allegato dei propri sub-responsabili con il paese e la funzione di ciascuno. Il quadro generale è il contratto di responsabile del trattamento.
9. Sicurezza e incidenti
Si applicano le misure descritte in misure di sicurezza, con le lacune note dichiarate. In caso di incidente di sicurezza, AIRON avvisa il cliente Responsable senza indebito ritardo, con l’obiettivo di non superare le 48 ore, termine che gli lascia margine sufficiente per il proprio obbligo di segnalazione alla SIC entro 15 giorni lavorativi.
10. Intelligenza artificiale
In Colombia non esiste una legge sull’IA equivalente al Regolamento europeo. Ciononostante AIRON applica lo stesso standard: il titolare sa di interagire con un’intelligenza artificiale, il contenuto generato è marcato e ogni comunicazione in uscita verso terzi passa per l’approvazione di una persona, salvo modalità automatica che si dichiara nel messaggio stesso. Non abbassiamo lo standard del prodotto perché operiamo in una giurisdizione meno esigente.
11. Validità
La presente politica è in vigore dal 2 settembre 2026. Le banche dati si conservano per la durata del contratto con l’azienda cliente e per i termini indicati nell’ informativa della piattaforma. Ogni modifica si pubblica in questa pagina e si comunica ai clienti con 30 giorni di anticipo.